Dane osobowe w prokuraturach to temat znany. Do tej pory jednak nie przywiązywano do niego zbyt dużej wagi. Tematyka ochrony danych osobowych w prokuraturach stanie się jednak istotna wraz z wejściem w życie Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), które znaczący sposób zmieni zasady przetwarzania danych osobowych.
Dane osobowe w prokuraturach – element nieodzowny pracy prokuratorów
Prokuratury w ramach swoich zadań ustawowych, gromadzą i przetwarzają dane osobowe wielu osób. Wystarczy wymienić, że prokuratury gromadzą dane osobowe podejrzanych, pokrzywdzonych czy świadków. Dane osobowe w prokuraturach, to również dane osobowe samych prokuratorów, asystentów, asesorów i pracowników prokuratur. W zależności od kategorii osób, z których danymi osobowymi mamy do czynienia, prokuratury mogą przetwarzać dane osobowe takie jak imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, daty urodzenia, informacje o karalności czy informacje o stanie zdrowia. Wszystkie te dane są niezbędne w pracy prokuratury i prokuratorów.
Jednostki organizacyjne prokuratur jako administratorzy danych osobowych
Każda jednostka organizacyjna prokuratury jest administratorem danych osobowych. Poszczególne jednostki prokuratury decydują o celach i sposobach przetwarzania danych osobowych (art. 4 pkt 7 RODO). Nadrzędny w danej jednostce organizacyjnej prokuratury prokurator odpowiada za przetwarzanie danych osobowych i wykonuje czynności administratora danych osobowych określone w RODO. Jednocześnie, z uwagi na rozbudowaną strukturę organizacyjną, poszczególne jednostki prokuratury ustawowo otrzymały szczegółowe kompetencje w zakresie danych osobowych. Tak przykładowo, zgodnie z art. 13 § 5 ustawy Prawo o prokuraturze Prokurator Generalny jest administratorem danych gromadzonych i przetwarzanych w ogólnokrajowych systemach teleinformatycznych jednostek organizacyjnych prokuratury. Natomiast stosownie do art. 191 Prokurator Generalny przetwarza dane osobowe prokuratorów, prokuratorów w stanie spoczynku, asesorów prokuratury, asystentów prokuratorów, urzędników i innych pracowników powszechnych jednostek organizacyjnych prokuratury, a także kandydatów na te stanowiska w celu i w zakresie niezbędnym dla prawidłowego wykonywania zadań wynikających z obowiązujących przepisów.
Obowiązku prokuratur w związku z przetwarzaniem danych osobowych
Prokuratury, jako podmiot publiczny w rozumieniu RODO, będą zobowiązane do powołania inspektorów ochrony informacji. Inspektor ochrony informacji to osoba, która posiada wiedzę fachową w zakresie ochrony danych osobowych, w tym posiada umiejętności i praktykę w zakresie zapewnienia ochrony danych osobowych w prokuraturze. Wyznaczony przez prokuratora kierującego daną jednostką organizacyjną prokuratury inspektor ochrony informacji ma być niezależny w zakresie wypełniania swych zadań określonych w art. 39 RODO. Istotne jest, że informacja o powołaniu inspektora ochrony informacji powinna zostać przekazana do GIODO i podana do wiadomości publicznej, na przykład na stronie internetowej prokuratury.
Kary pieniężne za nieprzestrzeganie zasad
Zupełnym novum jest wprowadzenie przez RODO możliwości nakładania kar pieniężnych za niewłaściwe przetwarzanie danych osobowych również na podmioty publiczne. W projektowanych przepisach wykonawczych, GIODO opowiedziało się za możliwością nałożenia na prokuratury i inne podmioty publiczne kar do 2.000.000 złotych.
Wdrożenie ochrony danych osobowych w prokuraturze
Każda prokuratura już teraz powinna przygotować się na nowe wymogi prawne przetwarzania danych osobowych. Wejście w życie RODO spowoduje zmiany, które w istotny sposób wpłyną na dane osobowe w prokuraturach. Certyfikatydo.pl świadczą niezbędną pomoc w przygotowaniu się do nowych przepisów. Prowadzimy szkolenia i audyty ochrony danych osobowych w prokuraturach. Zapraszamy do kontaktu.
