Karta meldunkowa a RODO

Karta meldunkowa jest dokumentem wykorzystywanym w wielu hotelach. Za jej pomocą hotele mogą zbierać dane osobowe swoich gości. Jak powinna wyglądać karta meldunkowa, aby była zgodna z RODO czyli ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych?

Obowiązek meldunkowy

Na wstępie warto przypomnieć, że hotele i pensjonaty nie mają obowiązku meldowania swoich gości na pobyt czasowy. Obowiązek ten został zniesiony z dniem 31 grudnia 2012 r. W konsekwencji podawanie na karcie meldunkowej jako podstawy prawnej konieczności meldowania gościa hotelowego jest nieprawidłowe. Ponadto, nieprawidłowe jest żądanie od gościa hotelowego podawania wszystkich danych osobowych jakie przed 31 grudnia 2012 r. były niezbędne do zameldowania gościa na pobyt czasowy. Hotel nie ma dla takiego działania podstawy prawnej.

Dane osobowe podawane przez gościa na karcie meldunkowej

Karta meldunkowa może mieć wiele funkcji praktycznych dla hotelu. Przykładowo, karta meldunkowa jest dokumentem potwierdzającym zawarcie umowy o świadczenie usług hotelarskich czy miejsce, w którym gość hotelowy może wyrazić zgody marketingowe.

W celu działania w zgodzie z zasadą minimalizacji danych osobowych, dane podawane przez gościa hotelowego powinny ograniczać się do minimum, jakie jest konieczne do zrealizowania usługi hotelarskiej oraz do zapewnienia hotelowi bezpieczeństwa przed ewentualnymi roszczeniami. Ponadto, powołując się na usprawiedliwiony cel administratora hotel może przetwarzać dodatkowe dane niezbędne dla satysfakcjonującej obsługi gościa. Tymi danymi są między innymi:

– imię i nazwisko gościa,

– adres zamieszkania,

– telefon kontaktowy (przetwarzany dla celów wykonania usługi hotelarskiej, np. kontaktu z gościem dotyczącym godziny jego przyjazdu do hotelu),

– adres e-mail (również przetwarzany dla celów wykonania usługi hotelarskiej, np. kontaktu z gościem dotyczącym godziny jego przyjazdu do hotelu).

Hotel powinien unikać uzależniania wykonania usługi hotelarskiej od podania dalszych danych jak, np. nr PESEL czy miejsca urodzenia. Hotel może jednak zbierać dane, które wymagane są do wystawienia faktury VAT. Ważne jest, aby hotel otrzymał kopie karty meldunkowej.

Karta meldunkowa a obowiązek statystyczny

Wiele hoteli na kartach meldunkowych żąda podania od gości hotelowych ich obywatelstwa uzasadniając to koniecznością wypełnienia obowiązku statystycznego do GUS. Takie działanie jest nieprawidłowe. Hotel musi przekazać do GUS dane o miejscu stałego zamieszkania gościa hotelowego, a nie o jego obywatelstwie. Oczywiste jest przy tym, że kraj stałego zamieszkania może się różnić od kraju obywatelstwa (np. obywatel Holandii na co dzień mieszka w Niemczech, jego krajem zamieszkania są więc Niemcy i ten kraj należy podać do GUSu).

Kserowanie i skanowanie dowodów osobistych

Nieprawidłowym działaniem jest również kserowanie lub skanowanie dowodów osobistych. Hotele nie mają podstawy prawnej do takiego działania. Jednak wypada zauważyć, że niektóre skanery dokumentów pozwalają na ustalenie obszaru lub danych skanowanych z dokumentu. Jeżeli skanowane będą tylko dane dotyczące imienia i nazwiska, a pozostałe dane nie będę powielane przez skaner, to można uznać że takie działanie jest dozwolone.

Pomoc prawna dla hoteli

Zastanawiasz się, czy karta meldunkowa jest zgodna z RODO? Nie wiesz czy Twój hotel działa zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami. W ramach naszej działalności doradzamy hotelom z całej Polski.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *