Agencje zatrudnienia a dane osobowe

W związku z wejściem w życie RODO wielu przedsiębiorców korzystających z agencji zatrudnienia musiało przeanalizować dotychczasowe umowy z tymi agencjami pod kątem ochrony danych osobowych. Pojawiają się przy tym różne koncepcje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w procesach rekrutacyjnych. Niektórzy wskazują, że administratorem danych osobowych jest zawsze (przyszły) pracodawca, a agencja zatrudnienia jest podmiotem przetwarzającym. Inni twierdzą, że to pracodawca jest podmiotem przetwarzającym, a agencja rekrutacyjna jest administratorem danych osobowych kandydatów.

Agencje rekrutacyjne lub bardziej fachowo – agencje zatrudnienia to firmy wyspecjalizowane w pomaganiu pracodawcom i pracownikom w prowadzeniu procesów rekrutacyjnych. Prowadzą one działania zarówno na zlecenia pracodawców, jak i samodzielnie tworzą bazy kandydatów, których następnie przekazują zainteresowanym pracodawcom. Działalność agencji zatrudnienia reguluje ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Agencje zatrudnienia jako administratorzy danych osobowych

W przypadku, gdy agencje zatrudnienia przetwarzają dane osobowe kandydatów do pracy we własnych celach, w szczególności dla potrzeb budowania swojej bazy kandydatów występują one w roli administratorów danych osobowych. Zgodnie z art. 4 pkt 7 RODO administratorem danych osobowych jest podmiot, który określa cele i sposoby przetwarzania. Agencje zatrudnienia przetwarzają dane osobowe kandydatów najczęściej na podstawie ich zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) lub na podstawie zawartej umowy pośrednictwa pracy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

Udostępnienie danych osobowych przez agencję zatrudnienia pracodawcy

Gdy agencja zatrudniania występuje w roli administratora danych osobowych, tj. przetwarza ona dane osobowe kandydatów we własnych celach i samodzielnie określając sposoby przetwarzania może ona udostępnić dane osobowe kandydatów do pracy swojemu zleceniodawcy. Na agencji zatrudnienia będzie w takim przypadku ciążył obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 ust. 1 lit. e RODO – agencja będzie musiała ujawnić komu przekazuje dane osobowe kandydatów.

Zleceniodawca agencji, któremu agencja udostępni dane osobowe kandydatów stanie się ich samodzielnym administratorem. Jednocześnie, będzie on zobowiązany do spełnienia obowiązku informacyjnego przewidzianego w art. 14 RODO.

Agencje zatrudnienia jako podmioty przetwarzające

W sytuacjach, w których agencje zatrudnienia przetwarzają dane osobowe kandydatów do pracy w imieniu i na rzecz swoich zleceniodawców, tj. pracodawców korzystających z ich usług, są one podmiotami przetwarzającymi. Dotyczy to w szczególności takich czynności jak:

– zbieranie danych osobowych kandydatów (CV, listy motywacyjne),

– przeprowadzenie selekcji kandydatów,

– zamieszczanie ogłoszeń na stanowisko u konkretnego pracodawcy,

– uczestniczenie w procesie rekrutacyjnym, w tym rozmowach kwalifikacyjnych po stronie zleceniodawcy.

Wszystkie powyższe sytuacje wymagają zawarcia pomiędzy zleceniodawca a agencją rekrutacyjną umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnej z art. 28 RODO. Zleceniodawca będzie występował w roli administratora danych osobowych, a agencja zatrudnienia w roli podmiotu przetwarzającego. W praktyce taka sytuacja oznaczać będzie, że:

– w ogłoszeniu rekrutacyjnym jako administrator danych osobowych kandydatów powinien zostać wskazany pracodawca, a nie agencja zatrudnienia,

– pracodawca będzie mógł żądać usunięcia przez agencję zatrudnienia usunięcia danych osobowych kandydatów po zakończeniu współpracy z agencją,

– agencja nie będzie mogła wykorzystać danych kandydatów do własnych celów, chyba że agencja zdecyduje się na taki krok, co będzie oznaczało, że w tym zakresie staje się ona administratorem danych osobowych.

Umowy z agencjami zatrudnienia

Ustalenie relacji agencji zatrudnienia i zleceniodawcy ma istotne znaczenie w kontekście ochrony danych osobowych. Umowy z agencjami zatrudnienia powinny odzwierciedlać faktyczne relacje zachodzące w związku z przetwarzaniem danych osobowych w procesach rekrutacyjnych. Nawet jeżeli pomiędzy agencją zatrudnienia a pracodawcą dojdzie do udostępnienia danych osobowych kandydatów, co na gruncie RODO nie wymaga zawarcia umowy, warto jednak opisać taką sytuacje w zleceniu zawieranym z agencją.

adwokat Łukasz Łyczkowski

 

 

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *