Przetwarzanie danych osobowych pracowników

Przetwarzanie danych osobowych pracowników jest nieodzownym elementem każdego stosunku pracowniczego. Pracodawcy pozyskują dane osobowe pracowników już na etapie ich rekrutacji. Oprócz takich danych osobowych jak imiona i nazwiska, pracodawcy przetwarzają oczywiście szereg innych danych osobowych pracowników. Jak będzie wyglądać to pod rządami RODO?

Dane osobowe pracowników w RODO

W motywie 155 RODO wskazuje, że państwa członkowskie mogą przewidzieć przepisy szczególne przetwarzaniu danych osobowych pracowników w związku z zatrudnieniem. Prawo krajowe może między innymi przewidywać sytuacje, w których pracownicy będą przekazywać swoje dane osobowe pracodawcom na podstawie wyrażonej przez siebie zgody. Natomiast art. 88 RODO stanowi, że wprowadzone przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych pracowników muszą obejmować odpowiednie i szczegółowe środki zapewniające osobie, której dane dotyczą, poszanowanie jej godności, prawnie uzasadnionych interesów i praw podstawowych. Oznacza to, że państwo członkowskie nie ma pełnej dowolności w ustanawianiu przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników, ale musi uwzględnić przy ich wprowadzaniu interesy pracowników.

Oprócz powyższych regulacji, RODO nie przewiduje szczegółowych wytycznych dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników. W tym zakresie pozostawiono szczegółową regulację państwom członkowskim UE.

Dane osobowe pracowników w projekcie Ministerstwa Cyfryzacji

W art. 5 projektu ustawy Przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych Ministerstwo Cyfryzacji zaproponowało nowelizację Kodeksu pracy dotyczącą przetwarzania danych osobowych pracowników. Przewidziano możliwość zbierania następujących danych osobowych na etapie rekrutacji pracowników:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) adres do korespondencji;

4) adres poczty elektronicznej albo numer telefonu;

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Natomiast od pracownika pracodawca będzie mógł zażądać adresu zamieszkania i numeru PESEL. Ponadto, pracodawca będzie mógł przetwarzać inne dane osobowe pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Prawo do przetwarzania innych danych osobowych będzie możliwe również w odniesieniu do dzieci pracownika i członków jego rodziny.

Formą, w jakiej pracownik będzie przekazywał dane osobowe pracodawcy będzie oświadczenie. Ważnym ograniczeniem przy przetwarzaniu danych osobowych pracowników jest konieczność zapewnienia, że dane te będzie można wykorzystywać tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.

Pamiętać trzeba również, że pracodawca jako płatnik składek na ZUS oraz płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych jest zobowiązany do przekazywania właściwym organom danych niezbędnych dla celów fiskalnych.

Monitoring w zatrudnieniu

Przetwarzanie danych osobowych pracowników odbywa się często z wykorzystaniem monitoringu. Ministerstwo Cyfryzacji postanowiło to unormować. Zgodnie z proponowanym art. 22(4) Kodeksu pracy Dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca podejmuje decyzję o wprowadzeniu szczególnego nadzoru nad miejscem pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring), jeżeli uzna to za koniczne. Jednocześnie, zakazuje się wykorzystywania monitoringu jako środka kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Pracodawca będzie zobowiązany do poinformowania pracowników o stosowaniu monitoringu. Pracodawca może przetwarzać dane z monitoringu wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowywać je przez okres niezbędny dla realizacji tych celów.

Dobrze, że Ministerstwo Cyfryzacji podjęło temat monitoringu w zatrudnieniu, jednak nie można z góry przekreślać sytuacji, w której monitoring będzie mógł być wykorzystywany do kontrolowania pracowników, tak jak to dzieje się np. w branży ochrony.

Przetwarzanie wrażliwych danych osobowych pracowników

Wrażliwe dane osobowe to między innymi dane o stanie zdrowia czy przynależności partyjnej. Zgodnie z projektem zmiany Kodeksu pracy Przetwarzanie danych osobowych obejmujących dane:

1) o nałogach;

2) o stanie zdrowia;

3) o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej

− nie będzie możliwe nawet za zgodą pracownika.

Jest to o tyle regulacja nietrafiona, że brak możliwości przetwarzania danych o stanie zdrowia pracownika uniemożliwi w praktyce zatrudnianie osób niepełnosprawnych. Dostosowanie miejsca pracy do niepełnosprawności pracownika wymaga przecież przetwarzania danych o jego stanie zdrowia.

Podsumowanie

Przetwarzanie danych osobowych pracowników to temat złożony. Ministerstwo Cyfryzacji próbuje go unormować, jednak nie uniknęło błędów w projekcie. Przetwarzanie danych osobowych pracowników powinno być szeroko dopuszczone, tak żeby pracodawca mógł swobodnie przetwarzać je w ramach zatrudniania pracowników.

Leave a Reply

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *