Kopiowanie dowodów osobistych

Kopiowanie dowodów osobistych, podobnie jak branie dowodów osobistych „w zastaw” jest częstym zjawiskiem. Z kopiowaniem dowodu osobistego możemy spotkać się w wielu miejscach od banków po uczelnie wyższe. Czy kopiowanie dowodów osobistych jest legalne? Czy Ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) zakaże kopiowania dowodów osobistych?

Kopiowanie dowodów osobistych – podstawa prawna

Ze zdumieniem można zauważyć, że tylko wybrane instytucje mają ustawową podstawę do kopiowania dowodów osobistych. Taką podstawę mają m.in. banki. Na podstawie art. 112b ustawy Prawo bankowe banki mogą  przetwarzać dla celów prowadzonej działalności bankowej informacje zawarte w dokumentach tożsamości osób fizycznych. Oznacza to, że banki mogą kopiować dowody tożsamości lub inne dokumenty potwierdzające tożsamość (np. paszporty). Jednak kopiowanie może mieć miejsce wyłącznie dla celów prowadzenia działalności bankowej. Działalność bankowa to m.in. prowadzenie rachunków bankowych czy udzielanie kredytów. Kopiowanie dowodów osobistych przez banki innych celach, np. marketingowych będzie niedopuszczalne.

Kopiowanie dowodów osobistych jest również dozwolone przez policję. Na podstawie art. 20 ust. 2a ustawy o Policji policja jest uprawniona do przetwarzania danych osobowych między innymi osób próbujących ukryć swoją tożsamość.

Do kopiowania dowodów osobistych lub innych dokumentów potwierdzających tożsamość uprawniona jest również Straż Graniczna. Straż Graniczna jest również uprawniona do gromadzenia zdjęć i odcisków linii papilarnych.

Banki, policja i Straż Graniczna są więc podmiotami uprawnionymi z mocy prawa do kopiowania dowodów osobistych i innych dokumentów potwierdzających tożsamość.

Kopiowanie dowodów osobistych a RODO

RODO wprost nie zabrania kopiowania dowodów osobistych lub innych dokumentów potwierdzających. Jednak RODO bardzo mocno akcentuje zasadę minimalizacji danych, a więc zasadę która nakłada na administratora obowiązek przetwarzania tylko takich danych, które są niezbędne dla danego celu. Oznacza to, że administrator nie będzie mógł przetwarzać dowolnie określonych przez siebie danych osobowych. Przetwarzanie danych osobowych będzie musiało zostać ograniczone tylko do danych niezbędnych. Zgodnie z zasadą rozliczalności, fakt wykazania niezbędności przetwarzanych będzie obciążał administratora. Takie ukształtowanie przepisów powoduje, że kopiowanie danych osobowych będzie w większości przypadków nielegalne. Kopiowanie dowodów osobistych czy innych dokumentów potwierdzających tożsamość jest operacją daleko idącą, wiążącą się dla osoby, której dane dotyczą z istotnymi ryzykami. Tymi ryzykami są w szczególności kradzież tożsamości czy wykorzystanie jej danych w celach nieuprawnionych, np. zaciągnięcia w jej imieniu pożyczki.

Kopiowanie dowodu osobistego – już teraz nielegalne

Kopiowanie dowodów już teraz uznawane jest przez GIODO za nielegalne. W jednym z ostatnich stanowisk GIODO stanęło na stanowisku, że kopiowanie dowodów przez firmy telekomunikacyjne jest nielegalne. Kopiować dowodów osobistych nie mają prawa również hotele czy pensjonaty.

Potwierdzenie tożsamości – legalna metoda

Dla potwierdzenia tożsamości nie jest konieczne kopiowanie dowodu osobistego. Wystarczające jest okazanie dowodu osobistego i potwierdzenie tożsamości przez osobę, której okazanie nastąpiło. Problematyczne jest oczywiście potwierdzanie tożsamości na odległość. W takich przypadkach Urząd Ochrony Danych Osobowych (nowe GIODO) powinien dopuścić wykonywanie skanów lub kopii dowodów osobistych.