Dane osobowe w agencjach reklamowych

Dane osobowe w agencjach reklamowych to oczywiście oprócz kreacji i zdobywania klientów jeden z głównych problemów agencji reklamowych. Klienci agencji reklamowych co raz częściej oczekują, aby agencja reklamowa w ramach świadczonych dla nich usług zbierała dane potencjalnych klientów. Zbieranie danych może odbywać się w różny sposób począwszy od organizowania konkursów po tworzenie landing page’ów dzięki którym możliwa będzie podanie odpowiednich danych. Już w maju 2018 r. prawne regulacje przetwarzania danych osobowych ulegną zmianie wraz z wejście w życie RODO. Jak zmienią się więc obowiązki agencji reklamowych dotyczące ochrony danych osobowych?

Agencja reklamowa jako podmiot przetwarzający

Dane osobowe w agencjach reklamowych to codzienność. Bardzo często spotykaną sytuacją jest zlecenie agencji reklamowej obsłużenie konkursu z nagrodami. W takiej sytuacji agencja reklamowa na zlecenie klienta zbiera dane osobowe uczestników konkursu, które są przez nią przekazywane do zleceniodawcy. Co do zasady, agencja reklamowa będzie występowała w takiej relacji jako tzw. podmiot przetwarzający. Podmiot przetwarzający może, stosownie do art. 28 RODO, przetwarzać dane jedynie na podstawie umowy zawartej ze zlecającym przetwarzanie. Umowa może zostać zawarta na piśmie lub w formie elektronicznej, w tym przez internet. Umowa przetwarzania danych zgodnie z art. 28 ust. 3 RODO:

 – musi określać czas trwania przetwarzania danych osobowych przez podmiot przetwarzający;

– obowiązkowo zawiera postanowienia o charakterze i celu przetwarzania danych osobowych;

– określa rodzaj danych osobowych.

W tym miejscu warto posłużyć się praktycznym przykładem.

W związku z wartością nagród w konkursie organizowanym z polecenia klienta przez agencję może powstać obowiązek podatkowy polegający na konieczności odprowadzenia należnego od wartości nagród podatku dochodowego. W takiej sytuacji zbieranie danych osobowych przez agencję reklamową przybierze szeroki zakres. Poza „standardowymi” danymi osobowymi jak imiona i nazwiska uczestników konkursu powstanie konieczność zebrania w celach podatkowych takich danych jak:

– miejsce zameldowania,

– nr PESEL,

– imiona rodziców.

Mając na względzie wymogi art. 28 ust. 3 RODO, umowa z klientem powinna między innymi określać, że:

– celem przetwarzania danych osobowych przez agencję jest świadczenie usług marketingowych na rzecz klienta poprzez zorganizowanie konkursu,

– czas przetwarzania danych osobowych jest ograniczony do wygaśnięcia zobowiązań podatkowych powstałych w związku z konkursem,

– rodzaj danych osobowych obejmuje dane niezbędne do prawidłowego naliczenia i odprowadzenia należnego podatku dochodowego.

Brak powyższych postanowień spowoduje, że umowa nie będzie spełniać wymogów przewidzianych przez RODO.

Podmiot przetwarzający – konieczność zapewnienia zgodności z RODO

Bardzo istotne jest, że powierzenie danych osobowych może nastąpić tylko takiemu podmiotowi, który zapewniają wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, by przetwarzanie spełniało wymogi RODO. Ponadto, środki zastosowane przez podmiot przetwarzający muszą chronić prawa osób, których dane dotyczą.

Powyższe oznacza, że zlecenie przetwarzania danych może nastąpić tylko dla podmiotu dającego rękojmie odpowiedniego przestrzegania zasad ochrony danych osobowych. Jeżeli agencja reklamowa nie spełnia tych wymogów, to nie będzie mogła świadczyć na rzecz klienta usług, w których przetwarzane będą dane osobowe. Jest to o tyle istotne, że za niewłaściwy wybór podmiotu przetwarzającego odpowiedzialny będzie podmiot zlecający usługi, czyli klient agencji. Może to go narazić na kary pieniężne.

Odpowiednie środki techniczne i organizacyjne – wyzwania dla agencji reklamowych

Chcąc sprostać wymogom RODO i uniknąć kar pieniężnych, agencje reklamowe będą musiały wdrożyć odpowiednie mechanizmy chroniące dane osobowe. Będzie to o tyle skomplikowane z uwagi na fakt, że RODO nie definiuje jakie środki należy wdrożyć ani jaki ma być ich charakter. Środki mają być „odpowiednie” do zakresu przetwarzanych danych i muszą zapewnić ochronę praw osób, których dane dotyczą. Ocena adekwatności zastosowanych środków będzie leżała po stronie agencji reklamowej.

Pomoc dla agencji reklamowych

Dane osobowe w agencjach reklamowych to temat złożony. Oczywiście, dane osobowe przetwarzane przez agencje reklamowe to nie tylko dane przetwarzane na zlecenie klientów. Agencje reklamowe przetwarzają również dane osobowe swoich pracowników czy kontrahentów. W niektórych sytuacjach to agencja reklamowa będzie administratorem danych osobowych zebranych na zlecenie swojego mocodawcy.

Nie wiesz czy Twoja agencja reklamowa spełnia wymogi RODO? Nie chcesz stracić klientów i narazić się na kary pieniężne. Skontaktuj się z nami. Zapewnimy Ci bezpieczeństwo przetwarzania danych osobowych.

Zostaw odpowiedź

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *